Die Datenschutzgrundverordnung hat als übergeordnetes Ziel, die von der Datenverarbeitung betroffene Person stets vollständig darüber zu informieren, an welchen Orten Daten über sie gespeichert sind (Empfängerkreis), um was für Daten es sich handelt (Datenkategorien) und was mit diesen Daten geschieht (Verarbeitungs- und Weitergabeprozesse). Um dieses Ziel zu erreichen, wird seitens des Gesetzgebers verpflichtend gefordert, eine Vielzahl an Dokumenten zu erstellen und innerhalb eines Datenschutzmanagementsystems stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Einige der Dokuemente sind für alle Unternehmen verpflichted, andere sind je nach Unternehmensgröße bzw. Art der verarbeiteten Daten unterschiedlich. Eine nicht ordnungsgemäß geführte Dokumentation kann bei Überprüfungen durch die Landesaufsichtsbehörden zu empfindlichen Geldstrafen führen. Im Jahr 2019 wurden auf Basis der DSGVO 187 Bußgelder verhängt, seit dem vollständigen Inkrafttreten der DSGVO am 18.Mai 2018 wurden 225 Bußgelder verhängt (Stand: Dezember 2019). Ca. ein Viertel der Bußgelder entfiel auf nicht vollständig bzw. eine nicht ordnungsgemäß geführte DSGVO-Dokumentation.
Unsere Mitarbeiter sind darauf speziallisiert, Ihre Datenverarbeitungsprozesse schnell und vollständig zu dokumentierten. Lassen Sie es nicht zu einem Bußgeld kommen. Sprechen Sie uns an – die Erstberatung zur DSGVO-Dokumentation ist kostenlos und unverbindlich!
Für gesetzteskonforme, vollständige DSGVO-Dokumente werden verschiedenste Dokumente benötigt. unter anderem sind dies:
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Übersicht über die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung und Umsetzung der DSGVO
- Zielgerichtete und spezifische Informationsschreiben an die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen
- Mitarbeiter
- Kunden/Mandanten/Patienten
- Bewerber
- Mitglieder von Vereinen
- Besucher von Website/Onlineangeboten
- Einwilligungserklärungen für besondere Verarbeitungsprozesse
- Datenschutzfolgeabschätzungen bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten